Если вы хоть как-то связаны с перевозками — как перевозчик, экспедитор, грузоотправитель или даже просто регулярно заказываете доставку — с 1 сентября 2026 года для вас меняются правила работы с документами.
Перевозочные документы переходят в электронный формат.
И это не рекомендация, а обязательное требование закона.
Разбираемся спокойно и без паники: что меняется, кого касается и сколько будет стоить переход.
Что произошло
С 1 сентября 2026 года перевозочные документы нужно будет оформлять только в электронном виде.
Основание — Федеральный закон №140-ФЗ от 07.06.2025.
Документы будут оформляться через государственную систему — ГИС ЭПД (государственная информационная система электронных перевозочных документов).
Какие документы переходят в электронный формат
Речь не про один документ, а сразу про весь блок перевозочного документооборота:
— транспортные накладные
— заявки и заказы на перевозку
— экспедиторские документы
— железнодорожные накладные
— авиагрузовые накладные
Фактически — весь цикл оформления перевозки.
Кого это коснётся
Очень важно: не только перевозчиков.
Требование касается:
— перевозчиков
— экспедиторов
— логистических компаний
— грузоотправителей
— грузополучателей
Даже если перевозка — не основной бизнес, но вы участвуете в процессе, требования могут применяться к вам.
Как будет работать система
Бизнес напрямую с государственной системой обычно не работает.
Для этого есть специальные операторы — посредники между компанией и ГИС ЭПД.
Через них отправляются электронные перевозочные документы.
Примеры операторов:
Контур, Такском, СберКорус, Калуга Астрал, Тензор, Эдисофт, Э-Ком.
Что нужно сделать бизнесу
По сути — четыре шага.
Первое — электронная подпись.
Нужна КЭП на руководителя или ИП.
Если документы подписывают сотрудники — нужна подпись и на них плюс машиночитаемая доверенность.
Второе — выбрать оператора ЭПД.
Это сервис, через который документы будут уходить в систему.
Третье — настроить учетную систему.
Чаще всего речь про интеграцию с 1С или другой ERP.
Четвертое — перестроить внутренние процессы.
Кто формирует документы, кто подписывает, кто отправляет, кто контролирует статусы.
Самый частый вопрос: сколько это будет стоить
Фиксированной цены нет.
Но структуру затрат можно понять заранее.
Электронная подпись
Если подписи нет — примерно 2–6 тысяч рублей в год.
Подключение к оператору
Иногда бесплатно, иногда до 20 тысяч за подключение.
Абонентская плата — примерно 1–5 тысяч в месяц.
Интеграция с учетной системой
Простая настройка — от 10 тысяч рублей.
Сложные проекты — дороже.
Обучение сотрудников
Если отдельно — примерно от 5 до 30 тысяч рублей.
В реальности бизнес тратит примерно так
Малый бизнес:
Старт — примерно от 5 до 15 тысяч рублей.
Далее — несколько тысяч в месяц.
Средний бизнес:
Запуск — от 20 тысяч рублей и выше, в зависимости от интеграций.
Почему не стоит откладывать переход
Главная сложность обычно не техническая.
Самое сложное — перестроить процессы внутри компании.
Если начать заранее, можно спокойно:
— протестировать систему
— обучить сотрудников
— исправить ошибки
— адаптировать учет
Если откладывать — обычно всё делается в авральном режиме.
Это только про контроль государства?
Нет.
Для бизнеса это ещё и автоматизация:
— меньше бумажной рутины
— быстрее обмен документами
— меньше ошибок
— прозрачнее контроль перевозок
Итог
С 2026 года электронные перевозочные документы — это обязательная реальность.
Но если начать подготовку заранее, переход проходит спокойно и без серьёзных затрат.
Худший сценарий — вспомнить про это летом 2026 года и срочно внедрять всё за пару месяцев.
Лучший — постепенно внедрять уже сейчас.
